دانشجویانی که تعداد ترم های مشروطی آنان از حد مجاز بیشتر شده است، یا سنوات تحصیلی آنان به پایان رسیده است و یا متقاضی بازگشت به تحصیل می باشند، بایستی جهت بررسی وضعیت آموزشی و دریافت مجوز ادامه تحصیل در کمیسیون موارد خاص داخلی دانشگاه مورد بررسی قرار بگیرند.
مراحل درخواست بررسی پرونده در کمیسیون موارد خاص
۱- تعیین وضعیت دانشجویان توسط اساتید مشاور پس از ثبت نهایی نمرات
۲- تکمیل و ارسال اطلاعات دانشجویانی که بایستی وضعیت آموزشی آنان در کمیسیون موارد خاص بررسی گردد به کارشناس کمیسیون موارد خاص توسط اساتید مشاور
۳- اطلاع رسانی اساتید مشاور به دانشجویانی که بایستی در کمیسیون موارد خاص پرونده آنان بررسی گردد.
۴- نام نویسی در سامانه سجاد و ثبت درخواست کمیسیون توسط دانشجو
* همچنیین متقاضیان می‌بایست راهنمای ثبت نام و راهنمای ثبت درخواست کمیسیون را دریافت و مطالعه نمایند.
* کد رهگیری ثبت نام در سامانه سجاد می بایست در فرم ۶۰۲ وارد گردد.
* دانشجو لازم است اطلاعات ضروری را به صورت صحیح از کارنامه آموزشی خود و با راهنمایی استاد مشاور استخراج نموده و در سامانه سجاد وارد نماید. در صورتی که هر کدام از اطلاعات زیر به اشتباه وارد شود درخواست دانشجو برگشت داده می شود. این اطلاعات عبارتند از:
- نوع درخواست باید به صورت صحیح در سامانه وارد گردد (ادامه تحصیل/ افزایش سنوات/ بازگشت به تحصیل). اگر دانشجو چند درخواست داشته باشد همزمان باید تیک آنها را انتخاب کند.
- معدل کل- معدل آخرین نیمسال تحصیلی
- تعداد واحدهای اخذ شده – تعداد واحدهای گذرانده – تعداد واحدهای باقیمانده
- تعداد سنوات تحصیلی استفاده شده – تعداد سنوات تحصیلی باقیمانده
- تعداد نیمسال مشروطی
- آخرین نیمسال تحصیلی
- پایان نامه اخذ شده/ اخذ نشده
- دانشجو لازم است فرم ۶۰۲ را تکمیل نموده، کد رهگیری ثبت نام در سامانه سجاد را در آن وارد و اسکن فرم را در سامانه سجاد آپلود نماید.
- اگر درخواست دانشجو شامل هر دو درخواست ادامه تحصیل و افزایش سنوات می شود ابتدا دانشجو باید درخواست ادامه تحصیل ثبت نماید و در صورت موافقت با آن، دانشجو لازم است درخواست افزایش سنوات خود را نیز ثبت نماید.
- در صورت عدم ثبت نام در سامانه سجاد یا درخواست اشتباه در ساما درخواست دانشجو به وی بازگشت داده می شود.
- تکمیل فرم کمیسیون علم فرهنگ توسط استاد راهنما و آپلود آن را ساما
- برای دانشجویان پژوهش محور (دوره کارشناسی ارشد) لازم است مدارک زیر توسط استاد راهنما آپلود گردد: صورت جلسه پروپوزال (با تاریخ و شماره) ، نامه استاد راهنما شامل حداکثر زمان مورد نیاز جهت دفاع و ذکر عللی که سبب افزایش سنوات شده است.
الف) تصمیم گیری در رابطه با پرونده برخی از دانشجویان در حوزه اختیارات کمیسیون داخلی دانشگاه می باشد بنابراین پرونده این دانشجویان در همین مرحله ختم و نتیجه کمیسیون آنها در ساما و سجاد برای آنها ثبت خواهد گردید.
ب) دانشجویانی که در کمیسیون داخلی دانشگاه به کمیسیون استانی ارجاع داده شده اند توسط استاد مشاور به آنها اطلاع داده می شود تا ادامه روال را طی کنند
۸- تکمیل فرایند بررسی پرونده دانشجو در بخش کمیسیون موارد خاص سامانه سجاد توسط کارشناس و مسئول کمیسیون بررسی موارد خاص در دانشگاه
۹- پرداخت هزینه بررسی درخواست در کمیسیون استانی در سامانه سجاد توسط دانشجو
۱۰- بررسی پرونده دانشجو در کمیسیون موارد خاص استانی
۱۱- اعلام نتیجه به دانشجویان توسط اساتید مشاور
۱۲- ثبت نتیجه کمیسیون داخلی دانشجو در ساما